Закон о реквизитах документов

Как оформлять деловые документы в России

Закон о реквизитах документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Источник: ГОСТ Р 7.0.97-2016

Мы прочитали его весь — вот главное.

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечаютЭто пример оформления продольного бланка из госта для документов

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий» Начальнику транспортного цеха

Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовокХороший заголовок
ПриказПриказ о повышении заработной платы

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документаФорма обращенияПример
ПриказПервое лицо, единственное числоПриказываю
Документ от имени органа из нескольких человекТретье лицо, единственное числоСобрание собственников решило (а не «мы решили»)
ПротоколТретье лицо, множественное числоВыступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводовТретье лицо, единственное или множественное числоКомиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письмаПервое лицо, любое число или третье лицо, единственное числоПрошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/news/gost-document/

Статья 9 ФЗ 402: первичные учетные документы

Закон о реквизитах документов

Первичные документы можно сравнить с фундаментом, на основе которого строится бухучет в организации.

Также они играют важную роль в налоговом учете, ведь формировать отчетность можно только на основе данных, которые подтверждены первичной документацией.

Статья 9 ФЗ 402 «Первичные учетные документы» определяет их суть и формы, в этой же статье перечислены реквизиты, которые обязательно нужно включать в первичку.

Первичные документы

Подробно рассмотрим, что прописано в ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В соответствии с п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичные документы необходимо оформлять при совершении всех хозопераций. Запрещено принимать к учету первичку, отображающую операции, которые на самом деле не имели места в хозяйственной жизни. Это относится и к мнимым и притворным сделкам.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа в ФЗ 402 перечислены в пункте 2 статьи 9. Этот пункт будет подробнее рассмотрен ниже.

В пункте 3 указано, что первичку необходимо составлять в момент совершения каждого отдельного факта хозяйственной жизни. Но если у фирмы нет такой возможности, оформить документ нужно сразу после завершения хозяйственной операции. За достоверность сведений, отображенных в первичном документе, отвечает сотрудник, оформивший и подписавший его.

Пункт 4 ст. 9 регламентирует, что руководитель организации имеет право решать, какие формы первички будут использоваться.

Законодательством допускается применение унифицированных форм и самостоятельно разработанных бланков (при условии, что в них включены все реквизиты, перечисленные в пункте 2 ст. 9 закона 402-ФЗ).

Если организация самостоятельно разрабатывает бланки, за основу можно взять унифицированные формы и скорректировать их с учетом специфики деятельности.

Пункт 5 ст. 9 «Первичные учетные документы» 402-ФЗ предусматривает, что первичку можно формировать на бумажных носителях и в электронном формате (потребуется заверение электронной подписью).

Таким образом, первичными учетными документами являются созданные в письменном или электронном формате документы, содержащие данные о произведенных хозоперациях.

Под хозяйственной операцией подразумевается действие или событие, в результате которого изменилась структура активов, обязательств и собственного капитала.

Хозоперации отображаются в бухучете путем их сплошного и непрерывного документирования.

Что относится к обязательным реквизитам

Еще раз напомним, что обязательные реквизиты первичных документов в 402-ФЗ можно найти в пункте 2 статьи 9. К ним относится:

  • наименование самого документа;

  • дата его оформления;

  • наименование юридического лица или ИП;

  • содержание хозоперации;

  • величина (в натуральном или денежном измерении) и единицы измерения;

  • должность сотрудника (или нескольких сотрудников), совершившего хозоперацию и ответственного за оформление документа;

  • Ф.И.О. и подписи ответственных лиц, или иные данные, позволяющие их идентифицировать.

Следует отметить, что перечисленные в ст. 9 закона № 402-ФЗ обязательные реквизиты должны присутствовать во всех без исключения первичных документах. Организации имеют право добавлять в первичку другие реквизиты, но исключать обязательные реквизиты недопустимо.

Какие документы относятся к первичке

Первичные документы классифицируются в зависимости от их назначения. На законодательном уровне не утвержден перечень обязательных для всех организаций и ИП первичных учетных документов. Каждый субъект имеет право самостоятельно определять список документов, которые будут оформляться при осуществлении деятельности, закрепив его в своей учетной политике.

С 2013 года не являются обязательными к применению унифицированные учетные бланки, содержащиеся в альбомах таких форм. Но это не касается первичных кассовых документов – они оформляются строго по утвержденным унифицированным формам (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88; Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Сведения из первички в обязательном порядке переносятся в учетные регистры.

Далее перечислим некоторые наиболее распространенные формы унифицированных первичных документов и сферы их применения.

Кассовые операции:

  • КО-1(Приходный кассовый ордер);

  • КО-2 (Расходный кассовый ордер);

  • КО-4 (Кассовая книга);

  • АО-1 (Авансовый отчет).

Учет торговых операций:

Учет основных средств:

  • ОС-1 (Акт приема-передачи объектов ОС);

  • ОС-4 (Акт списания ОС);

  • ОС-6 (Инвентарная карточка учета ОС);

  • ОС-14 (Акт приема оборудования) и др.

Учет и оплата труда:

  • Формы Т-12 и Т-13 (Табель учета рабочего времени);

  • Т-49 (Расчетно-платежная ведомость);

  • Т-51 (Расчетная ведомость).

Общие требования к первичке

Чтобы первичный документ был признан действительным, необходимо соблюдать требования, предъявляемые к первичке:

  • составление документа в бумажной или электронной форме;

  • наличие обязательных реквизитов первичного документа по 402-ФЗ (п. 2 ст. 9);

  • отображение достоверных фактов хозяйственной деятельности;

  • отсутствие ошибок, из-за которых документ могут признать недействительным (любые исправления должны заверяться подписью ответственных лиц);

  • наличие подписей ответственных лиц с расшифровкой.

Оформленная в соответствии с требованиями закона первичка обеспечит правильное и достоверное ведение бухучета в организации. Формировать бухгалтерские проводки без наличия подтверждающих документов запрещено. Также недопустимо использовать в учете копии или сканы первичных документов вместо оригиналов, иначе сотрудники налоговой службы могут признать операцию недействительной.

Отсутствие или ненадлежащее оформление первички является грубым нарушением, за которое предусмотрена ответственность. Нарушителям придется платить штрафы, размер которых установлен в ст. 120 НК РФ (от 10 тыс. руб. до 20% от налога, неуплаченного в связи с нарушением, но не менее 40 тыс. руб.).

Источник: https://spmag.ru/articles/statya-9-fz-402-pervichnye-uchetnye-dokumenty

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.